Direktionsassistent:in (m/w/d)

Das GIGA bietet zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Position als

Direktionsassistent:in (m/w/d)

in unserem GIGA Institut für Lateinamerika-Studien. Der oder die Kandidat:in ist gleichzeitig Teammitglied im Konferenzmanagement-Team des GIGA. Es handelt sich um eine unbefristete Stelle, wahlweise in Teilzeit (mindestens 50 %) oder Vollzeit, Entgeltgruppe 8 TV-AVH / TVöD.

Ihre Aufgaben:

• Direktionsassistenz für das Regionalinstitut ILAS

• Verantwortung für das ILAS-Büromanagement

• Beantwortung der an das Institut gerichteten Anfragen in deutscher, englischer und spanischer Sprache

• Bewerbungsmanagement für das Regionalinstitut ILAS und ggf. auch für andere Regionalinstitute

• Betreuung der Bewerbungsverfahren für Praktikumsplätze sowie Vertragsmanagement und Zeugniserstellung für die ILAS-Praktikant:innen

• Koordination der Arbeitsplätze, Arbeitsräume und IT-Ausstattung für Gäste, Praktikant:innen und feste Teammitglieder

• Bearbeitung und Buchung von Inlands- und Auslandsreisen inkl. Reisekostenbearbeitung für die Direktion des ILAS

• Vorbereitung der Gastaufenthalte ausländischer Wissenschaftler:innen

• Organisation und Begleitung institutsbezogener Konferenzen, Workshops und hybriden Veranstaltungen

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. Ausbildung als Fremdsprachensekretär:in, oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen

• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat

• Fundierte Kenntnisse in allen Microsoft-Office-Anwendungen

• Kenntnisse und Interesse im Bereich digitaler und hybrider Veranstaltungs- und Besprechungsformate

• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse (Arbeitssprachen im GIGA sind Deutsch und Englisch)

• Gute Spanischkenntnisse

• Hoher Grad an Zuverlässigkeit sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit

Unser Angebot:

• Wertschätzendes, kollegiales Miteinander in einem internationalen Team

• Interessante Aufgaben im wissenschaftlichen Umfeld mit Themen von unmittelbarer praktischer Relevanz

• Büro in der Hamburger Innenstadt

• Weihnachts- und Team-Bonus sowie eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss (VBL)

• Zuschuss zum ÖPNV-Ticket

• Flexible Arbeitszeit (Gleitzeitregelung)

• Mobiles Arbeiten bis zu 60% möglich

• Englischkurse während der Arbeitszeit

Teilzeitregelungen können auf Wunsch der/des erfolgreichen Bewerber:in vereinbart werden. Vielfalt und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind wichtige Anliegen des Instituts. Das GIGA fördert die Gleichstellung aller Geschlechter. Bewerbungen von Menschen mit (Schwer)Behinderung werden ausdrücklich begrüßt.

Bitte füllen Sie das GIGA-Bewerbungsformular aus und richten Sie Ihre vollständige Bewerbung (Ref.-Nr. GIGA-23-05) mit aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) an:

German Institute for Global and Area Studies (GIGA) Neuer Jungfernstieg 21, 20354 Hamburg, Germany E-Mail: giga-calls@giga-hamburg.de (Bewerbungen per E-Mail sind ausdrücklich erwünscht).

Das Auswahlverfahren beginnt am 4. September 2023.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website. Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Dr. Peter Peetz.